"Voor het eerst een medewerker aannemen was voor ons een hele stap. Libra Personeelsdiensten heeft ons succesvol begeleid bij het organiseren van dit traject. "
Vincent Kleine Visual Media
ziekte & privacy
Werkgevers hebben een zeker recht op informatie over de ziekte van hun medewerkers. Aan de andere kant heeft de werknemer recht op bescherming van zijn privacy.
Wat is nu precies privé en wat niet? Kortom, aan welke regels moet de werkgever zich houden op het gebied van ziekte en privacy?
Als een werknemer ziek is, hoort hij dat zo snel mogelijk aan zijn werkgever te melden. De werkgever moet immers maatregelen kunnen nemen om de afwezigheid op te vangen. Duurt de ziekte langer dan tien dagen, dan moet er volgens de Wet verbetering poortwachter een heel raderwerk in werking treden. Er is dan ook heel wat informatie nodig over de werknemer en zijn ziekte. Dit kan zorgen voor een spanningsveld met het recht op privacy van de werknemer. De vraag dringt zich immers op wat privé is en wat niet. Met andere woorden, waar mag de werkgever wel naar vragen en op welke terreinen moet hij pas op de plaats maken?
Ziekmelding
De werknemer die door ziekte niet kan komen werken moet dit aan de werkgever melden. Hij hoeft niet in detail te treden over de aard en de oorzaak van zijn ziekte. Wel heeft de werkgever recht op een globaal inzicht in de maatregelen die de zieke werknemer voor zijn genezing treft. De werkgever kan bovendien controlevoorschriften opstellen waaraan zieke werknemers zich moeten houden. Voorwaarde is dat deze voorschriften redelijk zijn. Als een werknemer zich niet aan de voorschriften houdt, mag de werkgever het doorbetalen van het loon opschorten.
Tip
Twijfelt de werkgever aan de ziekte van de werknemer, dan mag hij niet zelf gaan informeren. De gepaste maatregel is dan het inschakelen van de bedrijfsarts.
Bedrijfsarts
De zieke werknemer moet tegenover de bedrijfsarts wél volledige openheid van zaken geven. De werkgever mag vervolgens van de bedrijfsarts die informatie vragen die noodzakelijk is om vast te stellen of het loon van de werknemer moet worden doorbetaald. De bedrijfsarts moet dus duidelijk maken of de werknemer in staat is te werken of niet. Zonder toestemming van de werknemer mag de bedrijfsarts echter niet in detail treden over de medische gegevens waarop zijn bevindingen zijn gebaseerd.
Verzekeraar
De werkgever heeft bij ziekte vaak niet alleen met de bedrijfsarts te maken. Als hij zich tegen de kosten van verzuim en arbeidsongeschiktheid heeft verzekerd, keert de verzekeraar een percentage van het doorbetaalde loon uit. De verzekeraar kan echter niet zelf controleren of de bewuste werknemer daadwerkelijk ziek is. Ook hij zal dus moeten vertrouwen op het oordeel van de bedrijfsarts. De bedrijfsarts en verzekeraar mogen gegevens uitwisselen. Hierbij geldt dat dit met de nodige voorzichtigheid moet gebeuren. Voor de verzekeraar is immers – net als voor de werkgever – strikt genomen maar één vraag van belang. Is de werknemer werkelijk ziek? Geeft de bedrijfsarts op deze vraag een bevestigend antwoord, dan weet de verzekeraar in principe genoeg om te kunnen beslissen of u terecht aanspraak maakt op vergoeding van bijvoorbeeld loonkosten.
Probleemanalyse
Zodra de ziekte van de werknemer een langdurig karakter dreigt te krijgen, heeft de werkgever meer informatie nodig. Om re-integratie van de zieke werknemer mogelijk te maken moet hij immers kunnen beschikken over informatie over de vermoedelijke duur van de ziekte en de specifieke mogelijkheden en beperkingen van de werknemer. Deze informatie staat in de probleemanalyse van de bedrijfsarts die de werkgever uiterlijk na zes weken ziekte moet ontvangen. Dat hij daarbij bepaalde medische gegevens te zien krijgt is onvermijdelijk. De zieke werknemer kan hiertegen geen bezwaar maken. Hij kan immers niet aan de ene kant loondoorbetaling eisen en aan de andere kant volledig weigeren zijn medische gegevens openbaar te maken. Wel mag hij uiteraard van de bedrijfsarts verlangen dat alle informatie die deze wil doorgeven ook werkelijk relevant is voor de re-integratie. Dit geldt ook als de werkgever eventueel informatie wilt doorgeven aan een re-integratiebedrijf.
Re-integratiedossier
Zodra de werkgever van de bedrijfsarts heeft gehoord dat langdurige ziekte dreigt, moet hij aandacht besteden aan het aanleggen en bijhouden van een re-integratiedossier. Het dossier bevat de gegevens over het verloop van het ziekteverzuim en de re-integratieactiviteiten van werkgever en werknemer. Ook bevat het alle documenten en correspondentie rond verzuim en re-integratie. Dit is privacygevoelige informatie, dus hoort het dossier niet voor iedereen vrij inzichtelijk te zijn. Bovendien kan het werkgeversexemplaar nooit het volledige dossier zijn; het medische deel wordt door de bedrijfsarts bijgehouden. De werknemer krijgt een kopie van alle documenten, zodat alle partijen altijd op de hoogte zijn van de afspraken.
Plan van aanpak
Als de bedrijfsarts concludeert dat langdurig ziekteverzuim op de loer ligt, moet de werkgever ook een plan van aanpak voor de re-integratie van de werknemer opstellen. Dat plan moet uiterlijk acht weken na de ziekmelding klaar zijn. Het plan van aanpak bestaat concreet uit een serie afspraken over de activiteiten gedurende het re-integratieproces, evaluatiemomenten en het aanwijzen van een casemanager. Privacygevoelige informatie opnemen is niet direct nodig en zelfs weinig zinvol. Dat maakt de werkafspraken alleen maar nodeloos onoverzichtelijk.
Re-integratieverslag
Als het ondanks alle re-integratieactiviteiten niet lukt de zieke werknemer weer aan de slag te krijgen, komt langzamerhand een WIA-uitkering in beeld. Een aanvraag voor deze uitkering moet binnen 21 maanden na de ziekmelding worden ingediend bij UWV en moet vergezeld gaan van een re-integratieverslag. Het indienen is een verantwoordelijkheid van de werknemer. De inhoud van het verslag is afkomstig van meerdere partijen. De werkgever neemt alle gemaakte afspraken en verrichte activiteiten rond de re-integratie van de zieke werknemer op. De bedrijfsarts verzorgt de medische informatie. Doordat de werknemer uiteindelijk degene is die de WIA-aanvraag en het bijbehorende re-integratieverslag indient, is zijn privacy gewaarborgd.