"Voor het eerst een medewerker aannemen was voor ons een hele stap. Libra Personeelsdiensten heeft ons succesvol begeleid bij het organiseren van dit traject. "
Vincent Kleine Visual Media
Personeelsdossier - inhoudsopgave - model
Het bijhouden van een personeelsdossier dient meerdere doelen:
- Het overzichtelijk bewaren van personeelsgegevens.
- Voldoen aan de wettelijk plicht tot bewaren van bepaalde gegevens.
- Het bijhouden van het functioneren van een medewerker (verslagen van functioneringsgesprekken en beoordelingsgesprekken).
Een werkbaar personeelsdossier:
Stamgegevens (A4)
- functie,
- naam, voornamen, voorletters,
- geslacht, geboortedatum,
- adres, woonplaats, telefoonnummer,
- bank- en gironummer,
- nationaliteit, geboorteplaats,
- datum van indiensttreding.
Persoonlijke gegevens (tab)
- Sollicitatiebrief en CV, Kopieën van diploma"s
- Kopie van identiteitsbewijs, Sofinummer
- Werkvergunning (bij een buitenlandse werknemer)
De arbeidsovereenkomst (tab)
- Aanstellingsbrief
- Arbeidsovereenkomst
- Personeelsreglement
- Vakantie- en verlofregeling
- Pensioenvoorziening
Het functioneren (tab)
- Functiebeschrijving
- Functiewijzigingen
- Verslagen van beoordelings- en functioneringsgesprekken
- Persoonlijk Opleidingsplan
- Officiele waarschuwingen
Bijlagen
- Trouwkaart, Geboortekaartjes
- Overige correspondentie
Bewaartermijnen
Voor personeelsgegevens gelden verschillende wettelijke bewaartermijnen. Een termijn van 7 jaar is voorgeschreven voor persoonlijke gegevens zoals: datum van indiensttreding, naam, adres, woonplaats, burgerlijke staat en de salarisadministratie. Voor andere gegevens geldt een termijn van 5 of van 2 jaar.
Wet Bescherming Persoonsgegevens
De gegevens dienen vertrouwelijk te worden behandeld.
De administratie moet voldoen aan de Wet Bescherming Persoonsgegevens